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El autor Tim Ferris, uno con las mejores ventas ofrece consejos para reducir la cantidad de tiempo que pasas en tu bandeja de entrada. Varias empresas en Zurich no permiten que los banqueros revisen su correo electrónico más de dos veces por día. La razón es simple: cuanto más consultan el correo electrónico se sienten más obligados a responder y enviar mensajes de correo electrónico. El tecnólogo Robert Scoble ha dicho que por cada uno de los mensajes que envía, recibe 1,75 a 2 mensajes a cambio. Este fenómeno pone en descubierto uno de los mayores problemas que se enfrenta al momento de manejar el tiempo.

Es imposible administrar esto de dos maneras; por volumen o frecuencia. Hay dos cambios de comportamiento para prevenir esta tendencia: consultar el correo electrónico con menor frecuencia y enviar menos mensajes al revisar correo electrónico.

A continuación los dejo con 8 consejos para reducir el tiempo revisando correo lo cual sería muy útil para las noches o los fines de semana. [Lifehacker]

Control Horario

Tener un control de horario para revisar el correo electrónico y no desviarse. Los trabajadores en Estados Unidos gastan 28% de su tiempo debido a la interrupción, y el 40% de las veces una tarea que es interrumpida se reanuda dentro de las 24 horas siguientes. Hay que tener prioridad en responder los mensajes según la importancia que se tenga en el momento, primero lo urgente y en la medida de lo posible las otras tareas que uno tenga asignadas. Otros criterios incluyen añadir su firma con su programa de correo electrónico, para que sólo a alguno de los contactos sea una respuesta automática y conozcan su situación.

Enviar y recibir correo en horarios diferentes

No estar en línea y responder correos electrónicos usando Outlook Express para evitar el flujo de correos entrantes y salientes. Saber en que momento también revisar el correo, cuando se tenga el espacio disponible de tiempo y no cuando se le ocurra o antoje al usuario.

No escanear el correo electrónico si no se puede solucionar de inmediato los problemas encontrados

Un ejemplo sencillo: no escanear la bandeja de entrada el viernes por la noche o durante el fin de semana si pueden surgir problemas de trabajo que no puedes resolver hasta el lunes. Esta es la manera perfecta de arruinar un fin de semana con preocupación.

No asignar tareas a última hora

Se refiere a los mensajes de correo electrónico enviados en la noche o los fines de semana por temor a olvidar a algo o hacer un seguimiento. Hay varias formas de afrontar este problema. La primera es escirbir en la agenda cómo recordatorio lo que se debe realizar con anticipación y en segundo lugar dejar las cosas listas con anticipación en caso de que uno tenga una emergencia.

No utilice la bandeja de entrada para recordatorios o como a la lista de tareas

No se marcan como “no leídos”, con estrella; o de lo contrario, deje en la bandeja de entrada como un recordatorio constante en la medida en que sea necesario. Esto sólo crea distracción visual al mismo tiempo que le conduce a evaluar los mismos temas una y otra vez. En este caso es mejor utilizar el programa para agendar o crear tareas específicas fuera de la bandeja de entrada.

Establecer las reglas para el correo electrónico y el uso del teléfono

El Vicepresidente Senior de una compañía Fortune 500 dijo recientemente que él ha establecido una política en cuanto a la reducción de los informes directos por medio del correo electrónico en un 40%, ya que si una decisíon genera más de cuatro mensajes de correo electrónico consecutivamente, alguien tiene que coger el teléfono para resolver el problema.

Antes de escribir un email, pregúntese: “¿qué problema estoy tratando de resolver?” o “¿Cuál es mi ideal de resultado?”

Al escribir un correo electrónico debe estar seguro de qué quiere decir, que quiere solucionar y que respuesta está esperando de los demás para no generar un problema dónde no lo hay. Sea claro en los resultados deseados o no pulse el botón Enviar.

Aprenda a hacer propuestas en lugar de hacer preguntas

¡Dejemos de pedir sugerencias o soluciones y empecemos a proponerlas. Empiece con las pequeñas cosas. Más que preguntar si alguien quiere reunirse la próxima semana, propongar una y dos alternativas. Esta práctica es muy recomendada tanto en el ámbito personal y profesional.

Hay frases muy comunes que hacer perder el tiempo cómo por ejemplo:

• “¿Puedo hacer una sugerencia?”
• “Propongo …”
• “Sugiero que … ¿qué piensas?”
• “Vamos a intentarlo …

Recuerde: en el correo electrónico, las pequeñas cosas son las grandes cosas. Si usted puede reducir de seis a tres mensajes de correo electrónico, que es una reducción del 50% en su bandeja de entrada ganará mucho tiempo y ahorrará esfuerzos. Esto puede hacer la diferencia entre trabajar todo el tiempo y salir de la oficina a una mejor hora.